Was auf eine Rechnung gehört
Sind Sie nicht MWST-pflichtig, schreibt das Gesetz keinen festen Inhalt vor. Ihre Kundschaft muss aber erkennen, wer was wofür verlangt, und bezahlen können. Sind Sie MWST-pflichtig, verlangt Art. 26 des Mehrwertsteuergesetzes bestimmte Angaben. Die Tabelle zeigt beides.
Auf Kassenzetteln bis CHF 400 dürfen die Angaben zur Kundschaft auch mit MWST fehlen (Art. 57 der Mehrwertsteuerverordnung). Auf einer Rechnung mit MWST gehören sie dazu.
| Angabe | Mit MWST | Ohne MWST |
|---|---|---|
| Ihr Name oder Firmenname und Ort | Pflicht | Üblich |
| MWST-Nummer (CHE-… MWST) | Pflicht | Entfällt |
| Name und Ort der Kundschaft | Pflicht | Üblich |
| Datum oder Zeitraum der Leistung | Pflicht | Üblich |
| Art, Gegenstand und Umfang der Leistung | Pflicht | Üblich |
| Betrag | Pflicht | Nötig |
| MWST-Satz und MWST-Betrag | Pflicht; bei Preisen inkl. MWST genügt der Satz | Nicht ausweisen |
| Rechnungsnummer und Rechnungsdatum | Üblich | Üblich |
| Zahlungsfrist und IBAN | Üblich | Üblich |
MWST: ausweisen oder nicht
MWST-pflichtig werden Sie, wenn Ihr Umsatz aus steuerbaren Leistungen CHF 100'000 im Jahr erreicht. Darunter sind Sie befreit und weisen auf der Rechnung keine MWST aus. Wer sie trotzdem ausweist, schuldet sie der Eidgenössischen Steuerverwaltung (Art. 27 MWSTG).
Die Sätze seit 1. Januar 2024: 8,1 % Normalsatz, 2,6 % reduzierter Satz (zum Beispiel für Lebensmittel und Bücher) und 3,8 % für Beherbergung. Manche Leistungen sind von der Steuer ausgenommen, etwa Heilbehandlungen durch Fachpersonen mit Berufsausübungsbewilligung und viele Bildungsleistungen. Im Zweifel gibt die Eidgenössische Steuerverwaltung Auskunft.
In der Vorlage geben Sie die Preise ohne MWST ein; die Vorschau rechnet die MWST dazu.
Zahlungsfrist, Mahnung und Verzugszins
Üblich sind 10 bis 30 Tage. Die Vorlage schreibt ein festes Datum auf die Rechnung («Zahlbar bis»), damit Ihre Kundschaft weiss, bis wann sie zahlen soll. Ohne Mahnung im Verzug ist sie aber nur, wenn Sie diesen Termin vorher gemeinsam vereinbart haben, etwa in der Auftragsbestätigung (Art. 102 Abs. 2 OR). Sonst braucht es zuerst eine Mahnung.
Im Verzug schuldet die Kundschaft 5 % Verzugszins im Jahr (Art. 104 OR). Bei kleinen Beträgen verzichten viele Selbständige darauf und schicken eine freundliche Erinnerung.
Rechnungen aufbewahren
Rechnungen und andere Buchungsbelege bewahren Sie 10 Jahre auf (Art. 958f OR). Das gilt auch, wenn Sie nur eine einfache Buchhaltung führen. Ein PDF genügt, solange es unverändert und lesbar bleibt.
Mit Einzahlungsschein: die QR-Rechnung
Die orangen und roten Einzahlungsscheine gibt es seit Oktober 2022 nicht mehr; an ihre Stelle trat der Zahlteil der QR-Rechnung. Diese Vorlage enthält Ihre IBAN, damit Ihre Kundschaft im E-Banking überweisen kann. Einen Zahlteil mit Swiss QR Code erstellt sie nicht.
Wie die QR-Rechnung aufgebaut ist und wann Sie eine QR-IBAN brauchen, steht im Ratgeber zur QR-Rechnung.
Rechnungen nach dem Termin automatisch
Verrechnen Sie Termine, nimmt Ihnen Zitli die Vorlage ab. Nach dem Termin erstellt Zitli eine Schweizer QR-Rechnung und schickt sie Ihrer Kundschaft. Das Geld kommt direkt auf Ihr Konto, ohne Zahlungsanbieter dazwischen und ohne Zusatzkosten. MWST weist Zitli nur aus, wenn Sie MWST-pflichtig sind.
Oder Ihre Kundschaft bezahlt schon bei der Buchung mit TWINT oder Karte. Beides ist in Zitli Pro enthalten.
Weiterlesen: Quittung Vorlage, QR-Rechnung erstellen, TWINT für Selbständige · Preise von Zitli