Was eine QR-Rechnung ist
Die QR-Rechnung ist der Schweizer Standard für Rechnungen. Sie ist seit Juni 2020 im Umlauf und hat am 1. Oktober 2022 die orangen und roten Einzahlungsscheine endgültig abgelöst. Unten auf der Rechnung steht ein Zahlteil mit dem Swiss QR Code, daneben ein Empfangsschein.
Der QR-Code enthält alle Angaben für die Zahlung. Ihre Kundschaft scannt ihn mit der Banking-App, prüft die Angaben und bezahlt, ohne eine IBAN abzutippen. Dieselben Angaben stehen zusätzlich als Text auf dem Zahlteil.
Was auf die QR-Rechnung gehört
Der Zahlteil enthält Ihr Konto (IBAN oder QR-IBAN), Ihren Namen und Ihre Adresse, den Betrag und die Währung (CHF oder EUR), falls bekannt Name und Adresse der zahlenden Person sowie eine Referenz oder eine Mitteilung.
Sind Sie MWST-pflichtig, gehören auf die Rechnung zusätzlich Ihre MWST-Nummer, der Steuersatz und der Steuerbetrag. Sind Sie es nicht, weisen Sie keine MWST aus.
Ab November 2026 sieht der Standard nur noch strukturierte Adressen vor: Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort in eigenen Feldern. Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm das schon kann.
QR-IBAN oder normale IBAN?
Für die QR-Rechnung gibt es zwei Varianten. Zu einer QR-IBAN gehört immer eine QR-Referenz, eine 27-stellige Nummer, mit der Ihre Buchhaltung Zahlungen automatisch zuordnet. Die QR-IBAN erhalten Sie bei Ihrer Bank.
Mit Ihrer normalen IBAN geht es auch, dann mit einer Creditor Reference (SCOR) oder ganz ohne Referenz, nur mit einer Mitteilung wie der Rechnungsnummer. Wer wenige Rechnungen pro Tag schreibt, kommt mit der normalen IBAN meist am einfachsten zurecht.
| Variante | Konto | Referenz | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| QR-IBAN | QR-IBAN von Ihrer Bank | QR-Referenz mit 27 Stellen, Pflicht | Viele Rechnungen, automatische Zuordnung in der Buchhaltung |
| IBAN mit Referenz | Ihre normale IBAN | Creditor Reference (SCOR) | Rechnungen mit eindeutiger Nummer |
| IBAN ohne Referenz | Ihre normale IBAN | Keine, nur eine Mitteilung | Wenige Rechnungen, einfacher Start |
Drucken oder als PDF verschicken
Eine QR-Rechnung dürfen Sie gedruckt oder digital verschicken, zum Beispiel als PDF per E-Mail. Wird sie gedruckt, muss der Zahlteil das Format A6 haben (105 × 148 mm), mit Trennlinien, auf Papier von 80 bis 100 g/m².
Kostenlose Programme für den QR-Code listet SIX, die Betreiberin des Standards, auf ihrer Website. SIX übernimmt für diese Programme keine Gewähr und prüft keine einzelnen Rechnungen.
Die QR-Rechnung automatisch nach dem Termin
Mit Zitli schreiben Sie keine Rechnung von Hand. Nach dem Termin erstellt Zitli eine Schweizer QR-Rechnung und schickt sie Ihrer Kundschaft. Das Geld kommt direkt auf Ihr Konto, ohne Zahlungsanbieter dazwischen und ohne Zusatzkosten.
Dafür genügt Ihre IBAN; ein Stripe-Konto brauchen Sie nicht. MWST weist Zitli nur aus, wenn Sie MWST-pflichtig sind, und bezahlte Rechnungen sehen Sie bei der jeweiligen Kundin oder beim jeweiligen Kunden. Die QR-Rechnung ist in Zitli Pro enthalten.
Rechnen Sie mit einer Zusatzversicherung nach Tarif 590 ab, gelten eigene Regeln und ein eigener Rechnungsstandard. Mehr dazu im Ratgeber zum Tarif 590.
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