Logiciel de cabinet ou prise de rendez-vous ? Ce dont les thérapeutes ont vraiment besoin

Quand on ouvre un cabinet, on cherche le plus souvent un « logiciel de cabinet » en pensant à tout à la fois : rendez-vous, dossiers, factures. En réalité, ce sont deux tâches différentes. L'une est la gestion du traitement, l'autre est la manière dont vos clients obtiennent un rendez-vous.

Certains logiciels de cabinet comprennent une réservation en ligne, beaucoup non, ou seulement contre supplément. Et un outil de prise de rendez-vous seul ne tient pas de dossier. Il vaut la peine de regarder les deux séparément.

Un logiciel de cabinet pour thérapeutes gère le traitement : données de base, notes de suivi et documents dans le dossier, puis la saisie des prestations et la facture. En Suisse, la facturation selon un tarif en fait souvent partie, par exemple le tarif 590 en thérapie complémentaire, avec le justificatif de remboursement pour l'assurance complémentaire.

C'est un logiciel métier, et les programmes diffèrent donc selon la profession. La psychothérapie, la physiothérapie, la thérapie complémentaire et le conseil en nutrition ont d'autres tarifs et d'autres formulaires. Comparez les fournisseurs qui nomment expressément votre profession et votre tarif.

Un outil de prise de rendez-vous met fin aux allers-retours pour trouver une date. Vous indiquez quand vous travaillez et vous partagez un lien sur votre site, dans votre signature d'e-mail ou dans l'annuaire de votre association. La personne qui souhaite un rendez-vous choisit elle-même un créneau libre. Le rendez-vous s'inscrit ensuite dans votre calendrier, et chacun reçoit une confirmation.

Un outil de prise de rendez-vous ne connaît ni diagnostic, ni tarif, ni facture. Ce n'est pas un défaut, c'est sa limite voulue : il doit en savoir le moins possible sur la personne.

Si vous facturez à la caisse-maladie ou à l'assurance complémentaire, il vous faut un logiciel de cabinet, ou au moins un programme qui établit des factures selon votre tarif. Un outil de prise de rendez-vous ne le remplace pas.

Si vos clients paient eux-mêmes, comme souvent en coaching, en supervision ou en conseil psychologique, un outil de prise de rendez-vous, un calendrier et un programme de comptabilité suffisent fréquemment. Et si votre logiciel de cabinet n'a pas de réservation en ligne, ou si elle est peu pratique, un outil de prise de rendez-vous le complète.

Les deux programmes se rejoignent dans le calendrier. Reliez l'outil de prise de rendez-vous au calendrier que vous tenez déjà, par exemple Google, Outlook ou Apple. Il y vérifie quand vous êtes libre et y inscrit les nouveaux rendez-vous.

Si votre logiciel de cabinet inscrit ses rendez-vous dans le même calendrier, l'outil de prise de rendez-vous les voit et ne propose pas ces créneaux. Vérifiez-le avant de commencer, avec un rendez-vous d'essai dans les deux sens.

Le seul fait qu'une personne prenne rendez-vous chez une thérapeute peut déjà en dire long sur sa santé. Ne demandez donc dans le formulaire que ce qu'il vous faut pour le rendez-vous : nom, e-mail, éventuellement téléphone. Le motif se dit en séance, pas dans le formulaire.

Vérifiez aussi où le fournisseur conserve les données, si la page de réservation existe dans les langues de votre clientèle et si les jours fériés de votre canton sont corrects. Mentionnez le fournisseur dans votre déclaration de confidentialité.

Zitli est un outil de prise de rendez-vous, pas un logiciel de cabinet. Zitli ne tient pas de dossiers et ne facture pas aux caisses-maladie. Si vous en avez besoin, il vous faut un logiciel de cabinet, et Zitli peut s'occuper à côté de la réservation en ligne.

Zitli convient aux cabinets individuels qui veulent une page de réservation en français, en allemand, en italien ou en anglais, avec les jours fériés de leur canton et un hébergement dans l'UE. Gratuit coûte CHF 0 pour une page de réservation, Pro CHF 16 par mois, TVA comprise.