Vue d'ensemble
Un outil de réservation en ligne enregistre des noms, des adresses e-mail, des numéros de téléphone et parfois des remarques sensibles. Ce sont des données personnelles au sens de la nLPD et, selon les cas, du RGPD.
Vous restez responsable vis-à-vis de vos clients ; le fournisseur est votre sous-traitant. Choisissez un outil qui permet de documenter cette relation.
Les bases de la nLPD
La loi fédérale révisée sur la protection des données exige de la transparence, un traitement limité aux finalités annoncées et une sécurité adaptée. Toute communication de données à l'étranger doit reposer sur une base juridique claire.
Les SaaS hébergés aux États-Unis s'appuient souvent sur les clauses contractuelles types : acceptable pour certains cabinets, rédhibitoire pour d'autres.
Le RGPD, quand des clients de l'UE réservent
Si des personnes résidant dans l'UE prennent rendez-vous chez vous, le RGPD peut s'appliquer en plus de la nLPD. Un hébergement dans l'UE simplifie les explications pour les entreprises suisses actives à l'étranger et pour les cabinets à la clientèle frontalière.
Mentionnez vos sous-traitants (e-mail, visioconférence, paiements) dans votre déclaration de protection des données.
Ce que ces outils enregistrent vraiment
En général : le profil du compte, les jetons d'accès aux agendas, les types de rendez-vous, les métadonnées des réservations, les coordonnées et les journaux des intégrations. Sur vos pages publiques, limitez les questions au strict nécessaire.
Durée de conservation : décidez combien de temps vous gardez la trace des rendez-vous manqués et quand vous supprimez les données de vos clients.
Lieu d'hébergement
Zitli fonctionne sur une infrastructure située dans l'UE, avec chiffrement en transit et au repos. Vous pouvez indiquer cette région dans votre propre déclaration de protection des données, sans réserve liée à un hébergement américain.
Avec un outil open source auto-hébergé, la responsabilité passe à votre équipe informatique : tenez compte de l'exploitation dans votre décision d'achat.
Les droits de vos clients et vos obligations
Vos clients peuvent demander l'accès à leurs données, leur rectification ou leur suppression. Votre outil doit pouvoir exporter ou effacer des réservations sur demande.
Les mesures techniques ne suffisent pas sans formation du personnel : le secrétariat ne doit pas recopier des remarques dans des canaux non sécurisés.
Voir aussi : Sécurité chez Zitli · Guide sur les jours fériés cantonaux