Praxissoftware oder Terminbuchung? Was Therapeutinnen und Therapeuten wirklich brauchen

Wer eine Praxis eröffnet, sucht meist nach «Praxissoftware» und meint damit alles auf einmal: Termine, Dossiers, Rechnungen. Tatsächlich sind es zwei verschiedene Aufgaben. Die eine ist die Verwaltung der Behandlung, die andere ist die Frage, wie Klientinnen und Klienten zu einem Termin kommen.

Manche Praxissoftware enthält eine Online-Buchung, viele nicht oder nur gegen Aufpreis. Und eine Terminbuchung allein führt kein Dossier. Es lohnt sich, beides getrennt anzuschauen.

Eine Praxissoftware für Therapeuten führt die Behandlung: Stammdaten, Verlaufsnotizen und Dokumente im Dossier, dazu die Leistungserfassung und die Rechnung. In der Schweiz gehört oft die Abrechnung nach einem Tarif dazu, in der Komplementärtherapie etwa nach Tarif 590, mit Rückforderungsbeleg für die Zusatzversicherung.

Das ist Fachsoftware, und entsprechend unterscheiden sich die Programme je nach Beruf. Psychotherapie, Physiotherapie, Komplementärtherapie und Ernährungsberatung haben andere Tarife und andere Formulare. Vergleichen Sie Anbieter, die Ihren Beruf und Ihren Tarif ausdrücklich nennen.

Eine Terminbuchung löst das Hin und Her bei der Terminsuche. Sie legen fest, wann Sie arbeiten, und teilen einen Link auf Ihrer Website, in der E-Mail-Signatur oder im Verzeichnis Ihres Verbands. Wer einen Termin möchte, wählt selbst eine freie Zeit. Der Termin steht danach in Ihrem Kalender, und beide erhalten eine Bestätigung.

Eine Terminbuchung kennt keine Diagnosen, keine Tarife und keine Rechnungen. Das ist kein Mangel, sondern die Abgrenzung: Sie soll so wenig wie möglich über die Person wissen.

Wenn Sie über Krankenkasse oder Zusatzversicherung abrechnen, brauchen Sie eine Praxissoftware oder zumindest ein Programm, das Rechnungen nach Ihrem Tarif erstellt. Eine Terminbuchung ersetzt das nicht.

Wenn Ihre Klientinnen und Klienten selbst bezahlen, wie oft im Coaching, in der Supervision oder in der psychologischen Beratung, genügen häufig eine Terminbuchung, ein Kalender und ein Buchhaltungsprogramm. Und wenn Ihre Praxissoftware keine Online-Buchung hat oder sie umständlich ist, ergänzt eine Terminbuchung sie.

Die beiden Programme treffen sich im Kalender. Verbinden Sie die Terminbuchung mit dem Kalender, den Sie ohnehin führen, zum Beispiel Google, Outlook oder Apple. Die Buchung prüft dort, wann Sie frei sind, und trägt neue Termine ein.

Trägt Ihre Praxissoftware Termine in denselben Kalender ein, sieht die Terminbuchung sie und bietet diese Zeiten nicht an. Prüfen Sie das vor dem Start mit einem Testtermin in beide Richtungen.

Schon die Tatsache, dass jemand bei einer Therapeutin einen Termin bucht, kann etwas über die Gesundheit verraten. Fragen Sie im Buchungsformular deshalb nur ab, was Sie für den Termin brauchen: Name, E-Mail, allenfalls Telefon. Das Anliegen gehört ins Gespräch, nicht ins Formular.

Prüfen Sie ausserdem, wo der Anbieter die Daten speichert, ob es die Buchungsseite in den Sprachen Ihrer Kundschaft gibt und ob die Feiertage Ihres Kantons stimmen. Nennen Sie den Anbieter in Ihrer Datenschutzerklärung.

Zitli ist eine Terminbuchung und keine Praxissoftware. Zitli führt keine Dossiers und rechnet nicht mit Krankenkassen ab. Wenn Sie das brauchen, brauchen Sie eine Praxissoftware, und Zitli kann daneben die Online-Buchung übernehmen.

Zitli passt für Einzelpraxen, die eine Buchungsseite auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch möchten, mit den Feiertagen ihres Kantons und Hosting in der EU. Gratis kostet CHF 0 für eine Buchungsseite, Pro CHF 16 pro Monat inklusive MWST.