Schweizer Datenschutz bei der Terminplanung

Online-Terminplanung speichert Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und manchmal heikle Hinweise in den Buchungsnotizen. Das sind Personendaten nach nDSG und, wo anwendbar, nach DSGVO.

Gegenüber Ihrer Kundschaft bleiben Sie verantwortlich, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Wählen Sie Tools, mit denen sich dieses Verhältnis sauber dokumentieren lässt.

Das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG) verlangt Transparenz, Zweckbindung und angemessene Sicherheit. Datenübermittlungen ins Ausland brauchen eine verständliche Rechtsgrundlage.

In den USA gehostete Software stützt sich oft auf Standardvertragsklauseln. Für manche Kanzleien ist das in Ordnung, für andere ein Ausschlusskriterium.

Buchen Personen mit Wohnsitz in der EU, kann neben dem nDSG auch die DSGVO gelten. Hosting in der EU macht die Sache für viele Schweizer Betriebe mit Kundschaft im grenznahen Ausland einfacher.

Führen Sie die Unterauftragsverarbeiter (E-Mail, Video, Zahlungen) in Ihrer Datenschutzerklärung auf.

Typischerweise: Kontoprofil, Zugriffstoken für Kalender, Terminarten, Buchungsdaten, Kontaktfelder und Protokolle der Integrationen. Stellen Sie auf öffentlichen Buchungsseiten nur die Fragen, die Sie wirklich brauchen.

Aufbewahrung: Legen Sie fest, wie lange Einträge zu verpassten Terminen bleiben und wann Sie Kundendaten löschen.

Zitli läuft auf Infrastruktur in der EU, verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung. Sie können den Standort in Ihrer eigenen Datenschutzerklärung nennen, ohne Vorbehalte wegen der USA.

Wer Open-Source-Software selbst hostet, überträgt die Verantwortung dem eigenen IT-Team. Rechnen Sie den Betriebsaufwand bei der Beschaffung mit ein.

Ihre Kundinnen und Kunden können Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangen. Ihr Tool sollte Buchungen exportieren und auf Anfrage löschen können.

Technik allein genügt nicht, es braucht geschultes Personal: Der Empfang soll Buchungsnotizen nicht in unsichere Kanäle kopieren.