1. Lieu des données et sous-traitants
Demandez où sont stockées et traitées les données de rendez-vous, les champs de contact et les métadonnées de synchronisation des agendas. Exigez une liste à jour des sous-traitants avec leur localisation, et non un discours marketing sur une « infrastructure mondiale ».
Pour les professions réglementées, documentez si les données restent dans l'UE/EEE ou en Suisse et si le support situé dans des pays tiers a accès à la production.
2. Contrat de sous-traitance (DPA)
Vérifiez que le contrat de sous-traitance respecte l'art. 28 RGPD et la nLPD : limitation des finalités, sécurité, délais de notification en cas de violation de données, assistance lors d'audits.
Le contrat couvre-t-il le site web et l'application ? Pouvez-vous y joindre des annexes pour les données sensibles de vos mandants ?
3. Langues (DE · FR · IT · EN)
Les pages de réservation doivent fonctionner dans la langue de vos clients, pas seulement l'interface d'administration. Testez les confirmations et les rappels en allemand, en français, en italien et en anglais.
Les équipes présentes dans plusieurs cantons ont souvent besoin du français à Lausanne et de l'allemand à Zurich : un lien dans une seule langue donne du travail en plus au secrétariat.
4. Monnaie et coût total
Demandez les prix catalogue en CHF. Si la facturation est en USD ou en EUR, chiffrez le change et le travail comptable.
Comparez le coût total : utilisateurs, SMS, paiements, SSO, support. Un prix par utilisateur avantageux en USD peut revenir plus cher en CHF.
5. SSO et contrôle des accès
Dès que l'équipe grandit, pensez à SAML/OIDC, aux rôles et aux départs : en combien de temps l'accès à l'agenda est-il retiré ?
Les types de rendez-vous gérés uniformisent les parcours de réservation sans donner à tout le monde des droits d'administration complets, ce qui compte pour les études d'avocats et les cliniques.
6. Stratégie de sortie et portabilité
Avant de signer, clarifiez l'export et les API : historique, champs clients, webhooks, déconnexion des agendas. Les moteurs ouverts offrent en général des voies de sortie plus propres.
Prévoyez un court chevauchement lors du changement : l'ancien lien reste actif, les signatures sont mises à jour, les achats reçoivent la documentation sur l'hébergement. La plupart des PME font la bascule en deux semaines.
Pour aller plus loin : Sécurité et confidentialité, Politique de confidentialité · À propos de Zitli