1. Collocazione dei dati e sub-responsabili
Chieda dove vengono conservati e trattati i dati degli appuntamenti, i contatti e i metadati di sincronizzazione. Si faccia dare un elenco aggiornato dei sub-responsabili con le rispettive sedi, non frasi pubblicitarie su un'«infrastruttura globale».
Per le professioni regolamentate, metta per iscritto se i dati restano nell'UE/SEE o in Svizzera, come funzionano i backup e se l'assistenza da Paesi terzi ha accesso ai dati di produzione.
2. Accordo sul trattamento dei dati (DPA)
Verifichi che l'accordo sia in linea con l'art. 28 GDPR e con la nLPD: limitazione delle finalità, sicurezza, termini di notifica delle violazioni, collaborazione in caso di audit.
L'accordo copre sia il sito sia l'applicazione? Si possono aggiungere allegati per dati sanitari o legali sensibili?
3. Lingue (DE · FR · IT · EN)
Le pagine di prenotazione devono funzionare nella lingua dei clienti, non solo l'interfaccia di amministrazione. Verifichi conferme, promemoria e spostamenti in tedesco, francese, italiano e inglese.
Chi lavora in più Cantoni ha spesso clienti di lingua tedesca o francese e uno studio che lavora in italiano: un link in una sola lingua significa lavoro manuale per il segretariato.
4. Valuta dei prezzi e costo complessivo
Chieda un listino in CHF. Se il fornitore fattura in USD o in EUR, metta in conto il margine di cambio e il lavoro per la contabilità.
Confronti il costo complessivo: utenti, SMS, pagamenti, SSO, assistenza. Un prezzo per utente più basso in USD può costare di più in CHF, una volta convertito.
5. SSO e controllo degli accessi
Per i team più grandi: SAML/OIDC, ruoli, uscita dei collaboratori. In quanto tempo si revoca l'accesso al calendario?
I tipi di appuntamento gestiti uniformano i processi senza dare a tutti i diritti di amministratore: importante per studi legali, cliniche e reti in franchising.
6. Strategia di uscita e portabilità
Prima di firmare, chiarisca come avviene l'esportazione: storico, campi dei clienti, webhook, scollegamento dei calendari. I motori aperti offrono vie d'uscita più lineari tramite API.
Preveda una breve sovrapposizione: vecchio strumento attivo, nuovo link provato, firme delle e-mail aggiornate, documentazione sull'hosting consegnata agli acquisti. La maggior parte delle PMI svizzere completa il passaggio in due settimane.
Per approfondire: Sicurezza e privacy, Informativa sulla privacy · Chi siamo