Checkliste für die Beschaffung von Terminsoftware

Fragen Sie, wo Termindaten, Kontaktfelder und die Daten des Kalender-Syncs gespeichert und verarbeitet werden. Verlangen Sie eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Standorten, keine Werbesätze über «globale Infrastruktur».

Halten Sie für regulierte Berufe fest, ob die Daten in der EU/im EWR oder in der Schweiz bleiben und ob der Support aus Drittländern auf produktive Daten zugreifen kann.

Prüfen Sie den AVV nach Art. 28 DSGVO und nDSG: Zweckbindung, Sicherheit, Meldefristen bei Datenschutzverletzungen, Unterstützung bei Audits.

Deckt der AVV Website und Anwendung ab? Lassen sich Anhänge für heikle Daten Ihrer Klientschaft ergänzen?

Die Buchungsseite muss in der Sprache Ihrer Kundschaft funktionieren, nicht nur die Verwaltungsoberfläche. Testen Sie Bestätigungen und Erinnerungen auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.

Teams in mehreren Kantonen brauchen oft Französisch in der Romandie und Deutsch in Zürich. Ein einsprachiger Link bedeutet Handarbeit am Empfang.

Verlangen Sie Listenpreise in CHF. Bei Abrechnung in USD oder EUR rechnen Sie Wechselkurs und Buchhaltungsaufwand mit ein.

Vergleichen Sie die Gesamtkosten: Nutzerzahl, SMS, Zahlungen, SSO, Support. Ein günstiger Preis pro Person in USD kann in CHF teurer sein.

Für grössere Teams: SAML/OIDC, Rollen und Austritte. Wie schnell wird der Zugriff auf Kalender entzogen, wenn jemand geht?

Zentral verwaltete Terminarten vereinheitlichen die Buchung, ohne dass alle volle Administratorrechte brauchen. Das ist wichtig für Kanzleien und Kliniken.

Klären Sie vor Vertragsabschluss Export und Schnittstellen: bisherige Buchungen, Kundenfelder, Webhooks, Trennen der Kalender. Bei offener Software ist der Ausstieg meist einfacher.

Planen Sie beim Wechsel eine kurze Übergangszeit: Der alte Link bleibt aktiv, die Signaturen werden angepasst, die Beschaffung erhält die Unterlagen zum Hosting. Die meisten KMU schaffen die Umstellung in zwei Wochen.